Delegate, kata yang pagi ini muncul di email pak Fauzi Rachmanto di milis TDA. Pak Fauzi Rachmanto, sang guru, akan naik kelas lagi. Kali ini blio naik kelas dalam bab delegasi... (hehehe... maap ya pak...)
Jadi ingat, hal yang sama juga terjadi pada saya sejak awal bisnis, dan kayaknya akan berlanjut seterusnya. Kenapa seterusnya ? Ya, karena saya ingin bisnis saya berjalan seterusnya. Kalopun suatu saat nanti sudah menunjuk manager sebagai tangan kanan, toch tetap saja kita harus bisa mendelegasikan ke manager tsb. Jadi seni delegasi memang suatu yang wajib, dan ilmunya akan terus berkembang seiring dengan persoalan delegasi yang diberikan Allah ke kita. Dengan satu catatan, setiap ada ilmu delegasi yang diajarkan Allah, kita 'bersedia' menerimanya. Yaitu dengan mempelajari hikmahnya dan mengaplikasikannya.
Pada awal nyemplung di bisnis, semua saya yang handle. Dan ya... begitulah. Setiap hari tidurnya minimal jam 11 malem. Kadang milihin baju yang akan dipaket ke luar kota, packing, bikin nota, dst. Belum kalau sabtu ahad, saat suami dan anak anak sudah berhasil tidur siang, aku langsung hunting baju ke tempat produsen. Biasanya selesai hunting pas mereka juga sudah bangun. Walhasil... jam tidur sangat berkurang....
Belum urusan nyatetin labanya.... Hehehehe... khusus yang satu ini, alhamdulillah, di awal bisnis suami saya rajin banget nanya berapa labanya. Kalo aku gak bisa jawab khan gak enak, kok kayaknya gak prof banget gitu lho. Jadi ya udah, kalo gak ada yang musti disiapin untuk dikirim, saya malem sibuk berkutat dengan pencatatan ini.
Nah, karena pencatatan dipegang sendiri, jadi bisa explore. Pencatatan laba yang awalnya cuman satu sheet di Excell, jadi pindah pake software gratisan, dengan akun yang masih berantakan. Terakhir pas masih tak pegang, sebenarnya akun sudah bagus dengan software yang juga lumayan.
Cuman... ya itu. Tiap malem jadinya musti lembur ngurusin pencatatan. Aduh... repot banget yach. Berasa kewajiban. Padahal khan pengennya dengan bisnis ini jadi lebih santai...
Jadinya kepikir pengen didelegasikan. Cuman kalo masih dengan system yang saya pakai, otomatis delegasinya juga harus ke orang yang mumpuni donk, minimal udah biasa pegang mouse. Kalo cari yang kayak gitu, berarti musti nambah orang. Sementara, tambahan pekerjaan cuman dikit. Mubadzir khan. Gimana ya...
Alhamdulillah, janji Allah, siapa yang bersunguh sungguh, Allah akan menunjukkan jalannya. Dan janji Allah selalu benar.
Akhirnya ketemu juga jalannya. System pencatatan dengan komputer saya drop. Gimana enggak. Saya gak mau nambah orang. Sementara team yang memungkinkan untuk ditambah job desknya, lulusan kelas 3 SD. Wah, bisa jenggotan nanti kalo aku ngajarin dia tentang akun :-)
Jadinya, perhitungan laba yang biasanya komputerize, diganti dengan satu buku utama dan satu lagi buku bantuan. Plus satu print out daftar harga pokok. Alhamdulillah, dia dengan mudah bisa mengerjakan perhitungan laba ini. Walaupun seperti biasa, di awal pendelegasian butuh waktu dan effort yang lumayan. Tapi gak lama kok, mungkin cuman sepekan.
Kesininya, dia mo tak naikin job dan tanggung jawabnya. Jadinya urusan laba dipindahkan ke temennya. Nha, team kami ini, yang lulusan kelas 3 SD, ternyata bisa ngajarin partnernya yang lulusan kelas 2 SMA. Dengan kata lain, dia berhasil mendelegasikan lagi ke team ketiga tanpa campur tanganku. Hebat khan dia...
Dari situ aku kepikir, urusan SDM memang gak bisa diabaikan ya. Dan bukan gak mungkin, kita mengalami beberapa kali ganti SDM. Salah satu cara untuk mengantisipasinya -- supaya kalo SDM ganti kita nggak ngerasa ketiban kerjaan, ya permudah system. Make it simple.
Kalo tadinya system yang megang kita semua, standardnya jadi disesuaikan dengan owner perusahaan khan. Padahal team kita (tanpa merendahkan) levelnya adalah anggota team. So, kalau anggota team dipaksa menggunakan standard system owner, bisa bisa yang diajari pusing, yang ngajari juga puyeng. Udah capek, masih gak nyambung lagi. Menurut kita gimana sich, salah lagi salah lagi. Menurut team, gimana sich, aku udah usaha kok disalahin terus... :-(
Jadi penyederhanaan system itu juga perlu kayaknya ya. Supaya buat mereka itu clear, jelas. Misalnya di toko, aku bikin aturan, pokoke senin semua patung dewasa diganti baju. Selasa patung yang anak yang diganti bajunya, dst. Jadinya clear buat mereka. Senin ya gantiin yang ini. Selasa yang itu, dst. Model aturan : kalau baju merk A gak jalan, maka di patung pasangnya yang merk A. Nha... model if then gini biasanya yang susah didelegasikan. Karena pertimbangan owner dengan team bisa jadi berbeda... bahkan sangat mungkin juauh berbeda.
Selain sederhana, system juga kalau bisa dipotong potong, dibagi bagi. Sehingga setiap team bisa tahu lebih jelas mana yang tanggung jawabnya. Kalau di toko kami, ada yang urusannya ngitung laba, ada yang ngitungin cash, ada yang ngurusin stock, dst. Semuanya ditunjang dengan buku yang sudah kita buatkan desainnya sedemikian rupa untuk memudahkan mereka mengisi dan menggunakan. Dan mereka juga kita kasih tahu, tugasmu ini, gunanya untuk ini, kalau salah resikonya begini, kalau ditunda tunda resikonya begini, dst.
Beberapa bulan terakhir ada pergantian SDM yang cukup seru di toko kami. Alhamdulillah, dengan system yang simple dan jelas, pemindahan pekerjaan ke SDM yang baru jadi tidak terlalu merepotkan dibanding sebelumnya.
So, jangan khawatir untuk men-drop system bagus temuan kita, dan menggantinya dengan yang lebih sesuai dengan kapabilitas team. Semoga bermanfaat.
